Kuitit ja kirjanpito: mitä toiminimen pitää oikeasti tehdä

Kirjanpito kuulostaa isolta asialta, mutta yksin toimivan toiminimen kirjanpito on useimmiten yksinkertainen: lista tuloista ja menoista tositteineen, kerran vuodessa veroilmoitus. Vaikeus on siinä, että se pitää tehdä järjestelmällisesti alusta alkaen, koska jälkikäteen puuttuvia kuitteja ei saa takaisin.

Tässä oppaassa käydään läpi, mitä laki vaatii ja miten se hoidetaan käytännössä. Luvut ovat vuodelta 2026 ja lähteet ovat sivun lopussa.

Kirjanpitovelvollisuus: kaikki yrittäjät

Pakollinen. Jokainen liikkeen- tai ammatinharjoittaja on kirjanpitovelvollinen kirjanpitolain mukaan, liikevaihdon suuruudesta riippumatta. Velvollisuus alkaa ensimmäisestä tositteesta, myös perustamismaksusta.

Kirjanpidon tarkoitus on, että elinkeinotoiminnan tulot ja menot pysyvät erillään yksityistaloudestasi ja että jokainen kirjaus voidaan todentaa tositteella. Verohallinto perustaa verotuksen kirjanpitoon, ja tarkastuksessa puuttuva tosite voi tarkoittaa, että kulua ei hyväksytä.

Yhdenkertainen vai kahdenkertainen

Toiminimiyrittäjä saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, kun sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella enintään yksi seuraavista on ylittynyt:

taseen loppusumma 100 000 euroa
liikevaihto 200 000 euroa
palveluksessa keskimäärin yli kolme henkilöä.

Käytännössä kaikki aloittavat yksinyrittäjät saavat pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Ammatinharjoittajalla (esimerkiksi konsultti, kääntäjä, valokuvaaja) rajat eivät edes tule vastaan.

Yhdenkertainen kirjanpito tarkoittaa, että kirjaat tulot ja menot aikajärjestyksessä maksuperusteisesti, eli silloin kun raha liikkuu. Se on käytännössä taulukko: päivä, tosite, selite, tulo tai meno, arvonlisäveron osuus. Kirjanpitolaki ei vaadi tiettyä ohjelmaa; taulukkolaskenta riittää, kunhan kirjaukset ovat ajan tasalla ja tositteet löytyvät.

Kahdenkertainen kirjanpito kirjaa jokaisen tapahtuman kahdelle tilille (debet ja kredit) ja tuottaa taseen. Se on pakollinen osakeyhtiöille ja rajat ylittäville toiminimille. Jos valitset kahdenkertaisen, tilikausi voi poiketa kalenterivuodesta; yhdenkertaisessa tilikausi on aina kalenterivuosi.

Suositeltava. Vaikka yhdenkertainen riittää, kirjanpito-ohjelma on useimmille järkevä. Se laskee arvonlisäveron, tuottaa veroilmoituksen luvut ja säilyttää tositteet sähköisesti. Toiminimelle suunnatut ohjelmat maksavat arviolta 0–20 euroa kuukaudessa ja tilitoimiston hoitama kirjanpito pienelle toiminimelle arviolta 50–150 euroa kuukaudessa (hintahaarukat ovat suuntaa-antavia; vertaile tarjouksia). Jos tositteita on vähän ja liikevaihto pieni, oma kirjanpito ohjelmalla on realistinen vaihtoehto.

Tosite: mitä kuitista pitää näkyä

Pakollinen. Jokaisen kirjauksen pitää perustua tositteeseen. Tosite on lasku, kuitti, tiliote tai muu asiakirja, josta käy ilmi

päivämäärä
mitä on myyty tai ostettu
rahamäärä
myyjä (ostoissa) tai ostaja (myynneissä)
arvonlisäveron määrä ja verokanta, jos olet arvonlisäverovelvollinen ja haluat vähentää veron.

Pankkikortin maksukuitti, jossa näkyy vain summa, ei riitä ostotositteeksi, koska siitä ei näy, mitä ostettiin. Pyydä aina varsinainen kuitti tai lasku. Verkkokaupoista lasku tulee yleensä sähköpostiin; tallenna se.

Jos tosite puuttuu, voit laatia itse selvityksen (ns. muistiotosite), josta ilmenee, mitä ostettiin, keneltä, milloin ja miksi. Se on parempi kuin ei mitään, mutta arvonlisäveroa ei saa vähentää ilman asianmukaista laskua.

Suositeltava. Kuvaa paperikuitit heti puhelimella kirjanpito-ohjelmaan tai pilvikansioon. Lämpöpaperikuitit haalistuvat lukukelvottomiksi muutamassa vuodessa, eli ennen säilytysajan päättymistä.

Säilytysajat

Pakollinen.

Mitä	Kuinka kauan
Tositteet (kuitit, laskut, tiliotteet)	6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyi
Kirjanpidot, tililuettelo, tilinpäätös	10 vuotta tilikauden päättymisestä

Esimerkki: vuoden 2026 kuitit on säilytettävä vuoden 2032 loppuun. Säilyttäminen sähköisesti riittää, kunhan tositteet ovat luettavia ja saatavilla koko ajan.

Tilinpäätös: ei yleensä pakollinen

Toiminimiyrittäjän on laadittava tilinpäätös vain, jos tilikausi ei ole kalenterivuosi tai jos sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella vähintään kaksi seuraavista rajoista on ylittynyt:

taseen loppusumma 350 000 euroa
liikevaihto 700 000 euroa
palveluksessa keskimäärin yli 10 henkilöä.

Aloittavalle yksinyrittäjälle tilinpäätös ei siis ole pakollinen. Veroilmoitukseen tarvitaan silti tuloslaskelman tiedot (tulot ja menot eriteltyinä) ja varallisuustiedot, jotka saadaan suoraan kirjanpidosta.

Veroilmoitus kerran vuodessa

Pakollinen. Toiminimiyrittäjä antaa elinkeinotoiminnan veroilmoituksen (lomake 5) OmaVerossa kerran vuodessa, keväällä verovuoden jälkeen. Määräpäivä näkyy OmaVerossa ja on yleensä huhtikuun alkupuolella. Lisäksi saat henkilökohtaisen esitäytetyn veroilmoituksen kuten palkansaaja. Liikkeen- ja ammatinharjoittajalla sen määräpäivä on sama kuin lomakkeen 5, eli se tarkistetaan ja korjataan samaan aikaan.

Veroilmoitukseen tulee kirjanpidosta

tulot eli liikevaihto ilman arvonlisäveroa
menot ryhmiteltyinä (ostot, ulkopuoliset palvelut, vuokrat, muut kulut)
poistot kalustosta
YEL-maksut
lisävähennykset (työhuone, oman auton käyttö, matkojen lisääntyneet elantokulut), jotka eivät ole kirjanpidossa
elinkeinotoiminnan varat ja velat vuoden lopussa.

Veroilmoitus on helpointa, kun kirjanpito on pidetty koko vuoden ajan tasalla. Jos kirjanpito tehdään kerralla huhtikuussa, se on työläs ja virheille altis.

Vuosirytmi: mitä milloinkin

Yksin toimivan toiminimen vuosi näyttää tyypillisesti tältä. Päivämäärät vaihtelevat vuosittain ja tarkat eräpäivät näkyvät OmaVerossa.

Milloin	Mitä	Kenelle
Jatkuvasti	Tositteet talteen, kirjanpito ajan tasalle kuukausittain	itsellesi
Kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain (verokauden mukaan)	Arvonlisäveroilmoitus ja maksu, eräpäivä 12. päivä	Verohallinto
Ennakkoveron eräpäivinä (23. päivä)	Ennakkoveron erä	Verohallinto
Kuukausittain tai sovitusti	YEL-maksu	eläkevakuutusyhtiö
Tammikuu	Lisäennakko ilman korkoa, jos ennakkoa on maksettu liian vähän	Verohallinto
Huhtikuun alkupuoli	Elinkeinotoiminnan veroilmoitus (lomake 5) ja esitäytetyn veroilmoituksen tarkistus	Verohallinto
Syksy	Ennakkoveron tarkistus loppuvuodelle	Verohallinto
Vuoden lopussa	Säilytysajan päättyneiden tositteiden hävittäminen	itsellesi

Suositeltava. Varaa kalenteriin kiinteä aika kuukauden alkuun, jolloin kirjaat edellisen kuukauden tositteet. Tunti kuukaudessa riittää useimmille yksinyrittäjille.

Yleisimmät virheet

Kuitit kerätään kasaan ja kirjanpito tehdään kerran vuodessa. Puuttuvia kuitteja ei enää löydy, ja veroilmoitus myöhästyy.
Pankkikortin maksukuittia pidetään tositteena. Siitä ei näy, mitä ostettiin.
Yrityksen ja omat rahat samalla tilillä ilman erittelyä. Laki sallii, mutta jokainen oma osto pitää erottaa tiliotteelta jälkikäteen.
Kuitit säilytetään vain paperilla. Lämpöpaperi haalistuu ennen kuuden vuoden säilytysajan päättymistä.
Lisävähennykset unohtuvat. Työhuone, oma auto ja matkapäivät eivät näy kirjanpidossa, ja ne pitää lisätä veroilmoitukseen erikseen.